Extension zur Anbindung von Dokumentenmanagemensystemen (DMS)

Der offene Standard Content Management Interoperability Services (CMIS) definiert eine Schnittstelle, über die in Dokumentenmanagementsystemen (DMS) Aufgaben wie das Lesen oder Erstellen von Dokumenten unabhängig vom DMS-Hersteller durch externe Programme wahrgenommen werden können. Dieser Industriestandard wird von der DIN-Spezifikation DokuFIS so konkretisiert, dass einheitliche Datenstrukturen für wiederkehrende Anwendungsfälle zentral festgelegt werden.

Die Extension zur Anbindung von DMS mithilfe dieses Standards ermöglicht es, Nachrichten und Statusänderungen aus dem Portalpostfach an einen definierten Eingang eines DMS und von diesem DMS an das Portalpostfach zu übermitteln.

Portale sind von Bürgerinnen und Bürgern über das Internet zu erreichen. Dokumentenmanagementsysteme werden im Herzen der Verwaltungs-IT betrieben und sind gegen Zugriffe von außerhalb geschützt. Die Extension stellt eine Verbindung zwischen diesen beiden Bereichen her. Hierzu wird sie im sicheren Netz der beauftragenden Verwaltung betrieben, sodass jede Kommunikation zum DMS interne Kommunikation ist. Die Kommunikation zwischen Extension und Portal wird von der Extension initiiert, sodass jede Kommunikation zwischen Internet und Extension von der Extension und damit vom sicheren Netz ausgeht. Hierdurch ist es unnötig, das Verwaltungsnetz für Kommunikation von außerhalb zu öffnen.

Die Entwicklung als Extension zur modularen Erweiterung des Portals ermöglicht es, dass alle anderen Portalaktionen hiervon unabhängig sind: Es ist für Nachrichten im Postfach unerheblich, ob Sie aus dem DMS übermittelt oder von Sachbearbeitenden im Portal geschrieben werden. Die Übermittlung an Bürgerinnen und Bürger oder andere nachgelagerte Schritte wird mit dieser Extension genauso ausgeführt wie gewohnt.

Die Pilotierung dieser Extension befindet sich auf der Zielgeraden. Nach der Finalisierung werden wir Sie informieren und können Ihnen ein Angebot zur Nutzung unterbreiten.