Registermodernisierung, NOOTS und EUDI-Wallet

Derzeit laufen mit der Registermodernisierung und der EUDI-Wallet mehrere Projekte, mit denen die Beantragung von Verwaltungsleistungen vereinfacht werden soll. Das Ziel ist, dass antragstellende Personen oder Unternehmen einen Antrag inklusive aller notwendigen Beibringungen in einem Vorgang digital abwickeln können. Dazu sollen die zur Genehmigung notwendige Daten und Nachweise mit Zustimmung der Antragstellenden entweder von diesem beigestellt werden oder, sofern es sich um Daten aus Registern einer anderen Verwaltungseinheit handelt, zur Laufzeit des Antrages abgerufen und eingebunden werden. Dieser Ansatz wird als „Once-Only-Prinzip“ bezeichnet, also der einmalige Verwaltungskontakt für die Einreichung vollständiger Unterlagen.

Sind hierfür Daten aus anderen Verwaltungen abzurufen, greift das Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS): Dieses soll den nationalen und europaweiten Austausch zwischen Behörden zum Abruf von Nachweisen in Echtzeit realisieren.

Beispiel: Für eine Gewerbeanmeldung ist ein Auszug aus dem Handelsregister notwendig, sofern das Gewerbe im Handelsregister eingetragen ist. Unter Anwendung des Once-Only-Prinzips wird in einem Antragsprozess zur Gewerbeanmeldung die Einholung dieses Auszugs aus dem Handelsregister während der Antragstellung direkt ermöglicht, eine separate Beschaffung und Bereitstellung durch die antragstellende Person wäre somit nicht mehr notwendig.

Beispiel 2: Für einen Anwohnerparkausweis werden Fahrzeug-, Fahrzeughalter- und Meldedaten benötigt. Über NOOTS ist der Abruf aus dem Fahrzeugregister zur Abfrage der Fahrzeugdaten und des Halters möglich, ebenso der Meldedaten aus Melderegister. Alle entscheidungsrelevanten Daten können damit im Antrag zusammengestellt und eingereicht werden, ohne das individuelle Schnittstellen geschaffen werden müssen.

Wichtige Voraussetzung für NOOTS sind die Schaffung interoperabler Schnittstellen an den registerführenden Systemen und die Einführung einer registerübergreifenden Identifikationsnummer. Die Voraussetzungen wurden rechtlich über das Identifikationsnummerngesetz und den NOOTS Staatsvertrag geschaffen.

Kommunen und Kreise betrifft die NOOTS-Abindung auf zwei unterschiedliche Weisen:

Zunächst sind die kommunalen Verwaltungen für bestimmte Register die fachlich verantwortliche Stelle. Diese Register müssen für den Datenaustausch über NOOTS ertüchtigt werden. In diesem Kontext sind sie Bereitsteller von Registerdaten („Data Provider"). Auf welchem Wege die Registerdaten tatsächlich bereitgestellt werden müssen, ist in den meisten Fachlichkeiten noch in der Diskussion. Die konkreten Schritte zur Anbindung sind danach mit den Herstellern bzw. Betreibern der Fachverfahren zu entwickeln.

Zum anderen sind kommunale Verwaltungen als Anbieter von Verwaltungsdienstleistungen potenzielle Konsumenten von Registerdaten. Nachweise in Antragsstrecken, die als Registerdaten verfügbar sind, können direkt im Antragsprozess integriert werden, was zu einer spürbaren Vereinfachung für die Antragstellenden führt. Da die Registerdaten regelmäßig als strukturierte Daten digital in einen Antrag eingebunden werden ergibt sich auch ein großes Potential für die Sachbearbeitung. Es entfällt unmittelbar das manuelle Prüfen und ggf. Übertragen von Daten aus einem Scan. Perspektivisch können die aus den Registern dann qualifiziert und strukturiert erhaltenen Daten auch für die Automatisierung von Prozessschritten verwendet werden, was zu einer weiteren Entlastung der Sachbearbeitung führt.

Zur Anbindung der registerrelevanten Daten an das NOOTS wird durch das Projekt Registermodernisierung intensiv kommuniziert. Die Nutzung der Registerdaten ist hingegen kein Teil des Projektes. Um die Idee des „Once Only“ umzusetzen ist es aber essenziell, auch die Datennutzung in den Fokus zu nehmen. Hier kann aber jede Verwaltung vergleichsweise einfach selbst tätig werden: prüfen Sie, welche Ihrer Antragsstrecken heute Nachweise erwarten. Wenn diese Nachweise heute oder zukünftig aus einem Register abgerufen werden können, ist eine Prozesstrecke für die Optimierung der Digitalisierung gefunden.

Und wenn die Nachweise nicht in einem Register liegen? Dann lässt sich „Once Only“ in Kürze oftmals über eine andere Lösung realisieren: Die EUDI-Wallet.

Die EU Digital Identity Wallet (EUDI-Wallet) ist im Kern eine Smartphone-App, die die Digitale Brieftasche für den Ausweis und für amtliche Nachweise werden wird. Ähnlich wie bereits bekannte Wallet-Lösungen auf dem Smartphone ersetzt sie physische Karten im physischen Portemonnaie.

Im ersten Schritt geht es hierbei um den Personalausweis: Die EUDI-Wallet übernimmt die elektronische Identität (eID) aus dem Personalausweis. Fortan kann dann die EUDI-Wallet anstelle des Personalausweises für Authentifizierungen verwendet werden. Das funktioniert auch bei der BundID. Für Anmeldungen mit hohem Vertrauensniveau an der BundID entfällt also das elektronische Scannen des Personalausweises und die Eingabe der Personalausweis-PIN gegen das Entsperren der EUDI-Wallet.

Die EUDI-Wallet wird zum Beginn des Jahre 2027 produktiv verfügbar sein. Die Authentifizierung über die BundID bei Online-Diensten wird dann auch über die EUDI-Wallet unterstützt. Mit der BundID-Anmeldung an Ihren Portalen sind Sie hier bereits bestmöglich vorbereitet.

Als weitere Funktion wird die EUDI-Wallet aber auch Nachweise speichern können. Auch hier folgt die Lösung Bekanntem: Wie die Apple- bzw. Google-Wallet Tickets, Bordkarten, Konzertkarten und ähnliche Nachweise speichert, soll die EUDI-Wallet in ähnlicher Weise universell digitale Nachweise speichern. Ein gewisser Fokus liegt hier zunächst auf Nachweisen für und von der Verwaltung, die Lösung ist aber ausdrücklich nicht darauf beschränkt. Der Leuchtturmnachweis ist hier beispielsweise der digitale Führerschein. Ebenso sind die Ehrenamtskarte, Hundesteuermarke, Reitplakette, aber auch die Jahreskarte für das kommunale Schwimmbad denkbar. Weitere Nachweise können z.B. von Banken, Versicherungen, sonstigen Wirtschaftsunternehmer in der Wallet bereitgestellt werden.

Und an dieser Stelle schließt sich der Kreis zum Once-Only-Prinzip: Mit der EUDI-Wallet können auch Nachweise digital in die Antragsstrecke eines (kommunalen) Online-Antrages eingebunden werden, die nicht in einem staatlichen Register liegen. Über die Einbindung von Nachweisen aus der EUDI-Wallet können z.B. Versicherungsnachweise oder Fortbildungsbescheinigungen als strukturierte Daten in einen Antrag integriert und anschließend in der Sachbearbeitung, ähnlich wie nach einem Registerdatenabruf, wesentlich vereinfacht verarbeitet und ggf. Teilautomatisiert werden.

Die EUDI-Wallet wird auch eine Schnittstelle zum NOOTS erhalten. Bürger*innen können darüber die sie betreffenden Registerauszüge anfordern und als Nachweis in die EUDI-Wallet einstellen.

Auch bei der EUDI-Wallet gilt: Die Projekte auf Bundesebene schaffen die infrastrukturellen Voraussetzungen. Die Umsetzung muss jeder potenzielle Teilnehmer für sich gestalten. Das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) hat ein Absichtserklärung mit dem Branchenverband bitkom zur Förderung der EUDI- Wallet vereinbart, der sich bereits über 100 Unternehmen angeschlossen haben.

Die digitalen Nachweise werden also kommen. Sei es aus den Registern oder aus der EUDI-Wallet. Dies in Wert zu setzen, die Vorteile für Antragstellende und die eigene Sachbearbeitung zu realisieren, ist eine anstehende Aufgabe für jede einzelne Verwaltung.

Wir unterstützen Sie gerne – sprechen Sie uns an.

Autoren: Dr. Christian Eichhorn, Martin Krengel